Der Export an das Abrechnungssystem (in Mercury auch als Accounting System bezeichnet) ist ein automatisierter Prozess. Er stellt sicher, dass die in Mercury geplanten Daten – insbesondere deine Plan Items und die zugehörigen Kennzahlen – sicher und im richtigen Format für deine Buchhaltung oder dein ERP-System bereitgestellt werden.

Der Export-Ablauf – kurz erklärt

Die Übermittlung deiner Mediaplan-Daten läuft in einer Reihe von automatisierten und gesicherten Schritten zwischen Mercury und dem externen System ab, das von deiner IT-Abteilung angebunden wurde:

  • 1. Export auslösen:

    Du wählst die gewünschten Planzeilen oder die gesamte Kampagne aus und klickst auf den Button Accounting System Export. Dies ist derzeit nur möglich, wenn die Planzeilen mindestens einen der folgenden Status haben: „Buchung angefragt“, „Buchung storniert“ oder „Buchung bestätigt“.

  • 2. Datensammlung und Anfrage:

    Mercury sammelt alle relevanten Planungsdaten (inklusive Plan Items und Metrics) und sendet eine gesicherte Export-Anfrage an die Schnittstelle deines angebundenen Abrechnungssystems. Die Anfrage enthält die zu exportierenden Kampagnen- und Plan-Item-IDs.

  • 3. Verarbeitung im externen System:

    Dein Abrechnungssystem verarbeitet die erhaltenen Daten und generiert bei Bedarf eine finale CSV-Datei im benötigten Format und Umfang.

  • 4. Rückmeldung an Mercury:

    Das Abrechnungssystem sendet entweder die fertige CSV-Datei mit den Export-Daten oder eine Liste mit Fehlermeldungen sicher an Mercury zurück. Mercury speichert die Datei und aktualisiert den Status – einsehbar für die User auf dem "Buchhaltungs" Tab der Kampagne.

Wichtige Hinweise und Fehlerbehandlung

  • Statusverfolgung:

    Du kannst den Status des Exports in Mercury verfolgen. Er wird automatisch aktualisiert (z. B. von PENDING zu GENERATED, COMPLETED oder FAILURE).

  • Transparenz durch CSV-Rückmeldung:

    Dein Abrechnungssystem kann optional eine CSV-Datei an Mercury zurücksenden, die dir Transparenz darüber gibt, welche Daten erfolgreich importiert wurden oder wo genau es Probleme gab (Art eines Logfiles). Du kannst diese Datei bei Bedarf herunterladen.

  • Wiederholungsversuche bei Störung:

    Sollte die Schnittstelle des Abrechnungssystems kurzzeitig nicht erreichbar sein, versucht Mercury die Übertragung automatisch bis zu 25 Mal in regelmäßigen, länger werdenden Abständen (Retry Logic), um eine kurzfristige Störung zu überbrücken.

  • Sicherheit:

    Der gesamte Datenaustausch zwischen Mercury und deinem Abrechnungssystem ist durch einen sicheren, einen Monat gültigen Token geschützt.

Vorgehen bei Fehlern:

Wenn ein Export fehlschlägt und der Status FAILURE anzeigt, leite die Export-ID und die genaue Fehlermeldung umgehend an den technischen Account Manager von Mercury oder deine interne IT-Abteilung bzw. zuständigen Buchhaltungs/ERP-Dienstleister weiter. Dies ermöglicht eine schnelle Ursachenanalyse und Behebung.