Der rollierende Freigabeprozess in Mercury stellt sicher, dass änderungsbedürftige Planzeilen, die sich bereits in einem fortgeschrittenen Status befinden (z. B. Buchung angefragt/abgelehnt/bestätigt), nicht unbemerkt verändert werden. Er dient als Sicherheitsmechanismus für budgetwirksame Anpassungen.

Der Freigabe-Kreislauf

Jede Planzeile durchläuft standardmäßig folgende Status-Schritte, die oft durch farbige Punkte (Bubbles) visualisiert werden:

  • In Planung: Der initiale Status. Hier werden alle Werte eingetragen.
  • Freigabe angefragt: Die Planung ist abgeschlossen und wartet auf Prüfung.
  • Intern freigegeben: Die erste interne Instanz hat zugestimmt.
  • Extern freigegeben: Der Kunde hat den Plan genehmigt. Ab hier ist eine Buchung möglich.
  • Buchungsstatus (Angefragt/Bestätigt/Abgelehnt): Wurde manuell gesetzt oder durch Versand einer Buchungsmail (Insertion Order) erreicht.

Wie funktioniert der „rollierende“ Prozess?

Der Prozess heißt „rollierend“, weil eine Planzeile bei Änderungen jederzeit wieder an den Anfang zurückrollen kann:

  1. Wenn du eine Planzeile änderst, die bereits freigegeben oder gebucht war (z. B. Laufzeit, Budget), muss der Status zurück auf In Planung gesetzt werden.
  2. Visuelle Kennzeichnung: Auch wenn die Zeile wieder auf „In Planung“ steht, behält sie am äußeren Rand die farbige Markierung des höchsten jemals erreichten Status (z. B. eine Bubble für „Buchung angefragt“). So siehst du sofort, dass diese Position bereits im Buchungsprozess war.
  3. Im Excel-Export wird dies ebenfalls ausgewiesen, z. B. als „In Planung (gebucht)“.

Hinweis zur Automatisierung: Aktuell muss das Zurücksetzen auf „In Planung“ oft noch manuell durchgeführt werden. Ein Update, welches den Status bei Änderungen relevanter Daten automatisch zurücksetzt, ist in Planung.

Wichtige Regel: Löschen vs. Stornieren

Sobald eine Planzeile einmal einen Buchungsstatus (Angefragt, Bestätigt, Abgelehnt) erreicht hat, greift eine Sicherheitsregel:

  • Die Zeile kann nicht mehr gelöscht werden.
  • Sie kann nur noch storniert (cancelled) werden.

Dies stellt sicher, dass keine Vorgänge verschwinden, für die evtl. bereits E-Mails an Vermarkter rausgingen.

Individuelle Anpassung (Rechte)

Um den Prozess zu beschleunigen, können bestimmte User (z. B. Super User) das Recht erhalten, Schritte zu überspringen. Sie können Planzeilen beispielsweise direkt auf „Intern freigegeben“ setzen, ohne vorher „Freigabe angefragt“ zu wählen.