El proceso de aprobación continua en Mercury garantiza que las líneas del plan que requieren cambios, y que ya se encuentran en un estado avanzado (por ejemplo, Booking Requested/Reservado/Declined), no se modifiquen inadvertidamente. Sirve como mecanismo de seguridad para ajustes relevantes para el presupuesto.

El ciclo de aprobación

Cada línea del plan pasa normalmente por los siguientes pasos de estado, a menudo visualizados mediante puntos de colores (burbujas):

  • En planificación: El estado inicial. Aquí se introducen todos los valores.
  • Request approval: La planificación está completa y pendiente de revisión.
  • Autorización interna: La primera instancia interna ha aprobado la línea.
  • Autorización externa concedida: El cliente ha aprobado el plan. A partir de aquí es posible realizar la reserva.
  • Estado de reserva (Booking Requested/Reservado/Declined): Se ha establecido manualmente o se ha conseguido enviando una orden de inserción.

¿Cómo funciona el proceso "rolling"?

El proceso se denomina "rolling" (rodante/continuo) porque una línea del plan puede volver al principio en cualquier momento si se producen cambios:

  1. Si modificas una línea del plan que ya estaba aprobada o reservada (por ejemplo, duración, presupuesto), el estado debe volver a En planificación.
  2. Indicación visual: Aunque la línea vuelva a estar "En planificación", conserva en el borde exterior la marca de color del estado más alto alcanzado (por ejemplo, una burbuja de "Booking Requested"). De este modo, puedes ver inmediatamente que esta posición ya estaba en el proceso de reserva.
  3. Esto también se muestra en la exportación de Excel, por ejemplo, como "En planificación (reservado)".

Nota sobre la automatización: Actualmente, el restablecimiento al estado "En planificación" a menudo debe hacerse manualmente. Está prevista una actualización que restablezca automáticamente el estado cuando se modifiquen datos relevantes.

Regla importante: Eliminar vs. Cancelar

En cuanto una línea del plan ha alcanzado un estado de reserva (Booking Requested, Reservado, Declined), se aplica una regla de seguridad:

  • La línea ya no se puede eliminar.
  • Solo se puede cancelar (anular).

Esto garantiza que no desaparezcan operaciones para las que ya se hayan enviado correos electrónicos a los editores.

Personalización individual (Permisos)

Para acelerar el proceso, se puede conceder a determinados usuarios (por ejemplo, Super Users) el derecho a omitir pasos. Por ejemplo, pueden establecer líneas de plan directamente en "Autorización interna" sin seleccionar primero "Request approval".